Quelles échéances rythment l’année d’une sage-femme libérale qui développe la santé féminine ?

La réponse tient en six blocs, et vous pouvez les poser sur un mur dès aujourd’hui : le début d’année administratif, la déclaration de résultat au printemps, la visibilité de mai et juin, le creux de juillet et août, la rentrée de septembre avec le temps fort d’octobre, puis la formation et le bilan de fin d’année.

Ce qui fait dérailler une année, ce n’est presque jamais l’échéance elle même. C’est de vouloir ouvrir un créneau de périménopause en septembre alors que les agendas de rentrée se sont remplis avant les vacances. Voici l’ordre dans lequel tout arrive.

Période	Ce qui tombe	Ce que vous préparez
Janvier et février	Appels de cotisations, cotisation ordinale	Le point d’activité de l’année écoulée
Mars à mai	Déclaration de résultat, renouvellement d’assurance	La vérification des activités couvertes
Mai et juin	Journée internationale de la sage-femme	Les créneaux de septembre, ouverts avant l’été
Juillet et août	Rien, et c’est l’intérêt	La révision des fiches et d’un questionnaire
Septembre et octobre	Reprise des demandes, journée mondiale de la ménopause	L’information structurée que vous remettrez
Novembre et décembre	Point sur le développement professionnel continu	Le bilan qui décide des créneaux suivants

Janvier et février : poser le cadre de l’année

Les deux premiers mois servent à savoir combien vous coûte votre exercice, avant de décider ce que vous en faites.

Appels de cotisations et cotisation ordinale

Trois courriers arrivent dans cette période. L’Urssaf appelle vos cotisations au titre du régime des praticiens et auxiliaires médicaux conventionnés décrit par l’Urssaf. La Caisse autonome de retraite des chirurgiens-dentistes et des sages-femmes appelle vos cotisations de retraite et de prévoyance. Le conseil de l’ordre appelle sa cotisation annuelle.

Les montants dépendent de vos revenus déclarés et ne se recopient pas d’une année sur l’autre. Ouvrez chaque appel le jour où il arrive et notez le total sur une seule ligne de carnet. Ce total est votre socle : toutes vos décisions d’ouverture de créneaux se prennent au dessus de lui.

Le point d’activité de l’année écoulée

Adossez à ces courriers une demi heure de relevé. Vous en aurez besoin en mars et vous ne la trouverez plus une fois la déclaration engagée.

• Le nombre de consultations de santé féminine hors suivi de grossesse, sur l’année entière.
• Les cinq motifs les plus fréquents, écrits avec les mots des patientes et non avec les vôtres.
• La part de premières consultations par rapport aux consultations de suivi.
• Le nombre de deuxièmes rendez vous effectivement honorés.

Ce dernier chiffre est le plus instructif. Une première consultation qui ne débouche jamais sur la suivante signale un parcours qui s’arrête faute de suite écrite, pas une patiente qui se désintéresse de sa santé.

Mars à mai : la déclaration de résultat et l’assurance

Le printemps réunit deux obligations qui parlent en réalité de la même chose : ce que vous faites réellement au cabinet.

La déclaration de résultat des professions libérales

Si vous relevez du régime de la déclaration contrôlée, votre résultat se déclare sur le formulaire n° 2035-SD, dont la campagne se déroule au printemps sur le service de déclaration en ligne des professionnels. Votre association de gestion ou votre comptable tient le calendrier, mais les pièces viennent de vous.

Les dépenses rattachées à vos consultations de santé féminine y figurent noir sur blanc : impressions, matériel remis aux patientes, formations complémentaires, abonnements professionnels. C’est le seul moment de l’année où ces montants sont sous vos yeux, additionnés. Notez les à part, ils servent à mesurer ce que vous coûtent réellement les documents réécrits entre deux consultations.

Le renouvellement de la responsabilité civile professionnelle

L’assurance en responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour les professionnels de santé exerçant à titre libéral au titre de l’article L. 1142-2 du code de la santé publique. Son échéance annuelle tombe souvent au printemps, et elle passe trop souvent en prélèvement silencieux.

La question à poser à votre assureur n’est pas le montant de la prime. C’est la liste des activités déclarées au contrat. Un contrat souscrit à l’époque où vous faisiez du suivi de grossesse et de la rééducation périnéale décrit une activité qui n’est plus tout à fait la vôtre.

Envoyez lui la liste de vos motifs actuels, périménopause, sécheresse vulvovaginale, suivi gynécologique de prévention, et demandez confirmation écrite que la couverture les inclut.

Mai et juin : la profession se rend visible

Le printemps tardif est la fenêtre où l’on parle de son exercice sans avoir l’air de démarcher.

La journée internationale de la sage-femme, le 5 mai

Le 5 mai donne un prétexte professionnel et daté pour aller voir les médecins traitants, les pharmaciens et le centre de santé de votre quartier.

L’information au public reste encadrée par vos règles déontologiques : vous décrivez votre exercice, vos motifs de consultation et vos horaires, factuellement, sans comparaison avec des consoeurs et sans témoignages de patientes.

Une feuille A4 suffit, remise en main propre : vos motifs de consultation, la durée de chaque rendez vous, vos limites d’orientation, la manière de prendre rendez vous. C’est ce document qui reste sur le comptoir quand vous êtes repartie, et c’est lui qui vous amène les patientes de septembre. La méthode d’ouverture complète est détaillée dans notre article sur l’ouverture d’un créneau sécheresse et douleurs intimes en une semaine.

Préparer la rentrée de septembre dès juin

Les rendez vous de septembre se prennent en juin. Une femme qui décide en mai de consulter pour ses réveils nocturnes ne cherche pas un créneau de juillet, elle cherche le premier créneau après la rentrée scolaire.

Concrètement, avant la mi juin : arrêtez le nombre de demi journées de santé féminine de la rentrée, ouvrez les créneaux correspondants dans votre agenda, et fixez leur durée réelle. Un créneau ouvert en septembre pour septembre arrive systématiquement trop tard.

Juillet et août : la période creuse qui sert à refaire les trames

Ces deux mois n’ont aucune échéance administrative, et c’est leur valeur : vous y travaillez vos supports sans qu’une patiente attende derrière la porte.

Relire les fiches datées de plus d’un an

Sortez toutes les fiches que vous remettez et triez les sur un seul critère, leur date de dernière révision. Celles qui dépassent douze mois passent en relecture.

1. Vérifiez que le contenu reste cohérent avec les recommandations françaises en vigueur.
2. Corrigez, redatez et changez le numéro de version.
3. Retirez physiquement du cabinet les exemplaires imprimés de la version précédente.
4. Notez sur une ligne ce qui a changé, et pour quelle raison.

Cette dernière ligne vous sauvera dans deux ans, le jour où une patiente reviendra avec une fiche que vous ne remettez plus. Ce que change la circulation de l’information écrite est traité dans notre article sur ce qui évolue dans la demande des patientes en périménopause.

Réviser un questionnaire à froid

Prenez vos dix dernières synthèses pré consultation et relisez les comme si elles étaient d’une consoeur. Deux défauts sautent aux yeux hors période chargée et jamais pendant.

Les questions que personne ne remplit sont mal posées ou mal placées, et allongent le questionnaire pour rien. Celles que vous reposez systématiquement de vive voix y manquent, et vous coûtent cinq minutes par première consultation.

Septembre et octobre : la rentrée des patientes et le temps fort ménopause

La rentrée est la période la plus dense en santé féminine, et elle se joue sur des décisions prises trois mois plus tôt.

La reprise des demandes après l’été

Septembre ramène les femmes qui ont repoussé une demande depuis le printemps. Les enfants ont repris l’école, l’organisation familiale se remet en place, et le rendez vous que l’on se refusait devient possible.

Ces demandes arrivent souvent formulées de travers, par la fatigue ou par le sommeil plutôt que par le motif clinique. Si vos créneaux étaient ouverts avant l’été, vous les absorbez. Sinon, vous proposez novembre, et une partie de ces femmes ne rappelle pas.

La journée mondiale de la ménopause, le 18 octobre

Le 18 octobre vous donne un repère annuel pour proposer une information structurée sur la périménopause, en salle d’attente, auprès des professionnels du quartier ou dans une réunion d’information courte.

Attention à un piège de calendrier : octobre porte aussi la campagne nationale de sensibilisation au dépistage du cancer du sein. Deux messages distincts, deux publics qui se recoupent, et une salle d’attente vite illisible. Choisissez lequel vous portez cette année, et gardez l’autre pour un support séparé.

Novembre et décembre : formation et bilan

La fin d’année sert à vérifier deux choses : votre obligation de formation et la réalité de vos créneaux.

L’obligation de développement professionnel continu

Le développement professionnel continu est prévu à l’article L. 4021-1 du code de la santé publique et s’apprécie sur une période pluriannuelle, ce qui rend le report facile et le rattrapage désagréable.

Vérifiez en novembre où vous en êtes de votre parcours auprès de l’Agence nationale du développement professionnel continu, et non en décembre. Les sessions de fin d’année se remplissent, et celles qui restent ne sont pas toujours celles qui vous servent.

Choisissez de préférence une action dont vous ressortirez avec quelque chose d’applicable : une trame, une liste de signes d’orientation, un protocole d’adressage. Une attestation sans traduction au cabinet vous coûte deux jours et ne change rien à vos consultations.

Le bilan qui décide des créneaux de l’année suivante

Décembre compare deux colonnes seulement : les créneaux que vous aviez ouverts et ceux qui ont été réellement remplis, motif par motif.

Un créneau rempli à plus de huit sur dix se dédouble l’année suivante. Un créneau rempli à moins de la moitié se déplace dans la semaine avant d’être supprimé, car l’horaire est plus souvent en cause que le motif. Un créneau rempli mais qui déborde systématiquement ne réclame pas plus de temps, il réclame un recueil fait en amont.

Une année d’exercice libéral tient donc en six blocs et trois dates à ne pas manquer. Les échéances administratives ne se déplacent pas, mais vos créneaux, eux, se décident.

Préparer ces parcours ne veut pas dire les réécrire chaque été. Le classeur de consultation Maievia fournit trames, questionnaires pré consultation et fiches patientes datées, sourcées et versionnées, avec un tableau de bord des suivis à relancer. Pour voir à quoi ressemblerait votre année avec ces supports en place, demandez une démonstration commentée de vos parcours.